jueves, 22 de diciembre de 2011

Cuatro etapas que atraviesan todos los proyectos según John Croft

por Naresh Giangrande, del Grupo de Capacitación de Totnes en Transición








En Totnes Pueblo en Transición hemos encontrado en estas cuatro etapas una herramienta extremadamente útil, y las incorporamos a nuestro trabajo siempre que sea posible. A principios del año 2007, John Croft, el coordinador de la Fundación Gaia de Australia Occidental, estuvo en Totnes compartiendo los siguientes pensamientos con nosotros. Habiendo estudiado cientos de proyectos alrededor del mundo, proyectos ambientales, de justicia social o proyectos comunitarios, Croft desarrolló el método que ha llamado “El Sueño del Dragón”, a través del cual nos dice que todo proyecto exitoso pasa siempre por estas cuatro etapas:

  • Sueño o Visión
  • Planeamiento
  • Ejecución
  • Evaluación y Celebración
Croft también notó que el 90% de los proyectos fracasaban antes de salir de su primera etapa: El Sueño. Del 10% que podían superarla, otro 90% a su vez fallaban en el curso de la segunda etapa: El Planeamiento. Eso significa que, en realidad, sólo un 1% de todos los proyectos que se piensan, finalmente salen a la luz y hacen algo de lo que querían hacer. En un esfuerzo por mejorar esta baja tasa de éxito él ha desarrollado el enfoque del Sueño del Dragón, y su mensaje es que resulta esencial tener en cuenta estas cuatro etapas para que un proyecto pueda concretarse. Si se omite cualquiera de ellas, el proyecto invariablemente fallará. Echemos un vistazo más profundo a cada una de ellas:

1. Soñar
Croft dice que todos los proyectos se inician como un sueño de alguien. Un proyecto representa un encuentro entre su creador y el entorno. Concretarlo es el hecho de pasar de la teoría a la práctica. Si observamos a los proyectos como un flujo de energía, en el comienzo el mayor flujo se establece en una dirección que va desde el “soñador” hacia el medio ambiente y la comunidad que rodea al soñador. En esta etapa, virtualmente toda la energía y la iniciativa fluirán desde quien lo origina en dirección hacia el medio que lo rodea. Habrá por lo tanto un muy escaso o nulo retorno. En términos de teoría y práctica, el proyecto será pura teoría y la práctica está por crearse. A medida que el proyecto avanza el entorno responde, y así entonces te das cuenta que tienes un “ejecutable”, es decir, un proyecto con viabilidad. Por ejemplo, si estuvieras desarrollando un nuevo producto comercial, ya has identificado hacia qué clientes estará dirigido, y ellos te dicen con mucho entusiasmo que van a hacer cola para comprarlo, entonces sabes que tienes una carta ganadora: el entorno ha respondido apropiadamente. En cambio si la respuesta fuera tibia, luego deberías volver atrás y replantearte algunas cosas sobre el tablero. Posiblemente hayas malinterpretado a tu audiencia, o quizás el precio sea demasiado alto.
De cualquier manera, antes de avanzar hacia la siguiente etapa, en esta siempre tendrá que aparecer un balance entre el creador con su idea por un lado, y el medio ambiente donde el proyecto será lanzado, por el otro. En forma similar, una teoría gradualmente va generando más manifestaciones materiales, y se irá transformando desde un mero parpadeo en los ojos de su inventor, hasta convertirse en algo real y tangible en el mundo. Esta es la etapa en la que una idea toma vuelo, y siempre se inicia con una persona. Luego la idea es compartida, y si es aceptada progresará. La clase de preguntas que surgen en esta etapa son las siguientes:

  • ¿Qué pasaría si...?
  • ¿Qué forma real tomaría un proyecto como este?
  • ¿Se trata en verdad de una buena idea?
  • ¿Podemos imaginar a nuestro pueblo con un...?
  • ¿No sería grandioso si la gente tuviera acceso a...?
La Etapa del Sueño es la primera etapa esencial, pero para que pueda progresar es vital que se mueva hacia la siguiente fase: La Etapa del Planeamiento.

2. Planificar
Esta es la etapa del proyecto en que la idea es elaborada, el momento en que averiguamos e investigamos. Es realmente cuando “la rueda toca el camino”. La clase de preguntas que necesitan aparecer en esta fase del proyecto son las siguientes:

  • ¿Cómo haremos que suceda?
  • ¿Quién diseñará el proceso?
  • ¿Cuántas personas serán necesarias en el equipo?
  • ¿Qué conocimientos tenemos y cuáles nos faltan?
  • ¿Cómo lo vamos a financiar?
  • ¿Dónde tendremos nuestra base de operaciones?
  • ¿Qué otros recursos nos harán falta?
Esto es lo que sucede cuando una idea deja atrás su etapa conceptual y comienza a insertarse en el mundo exterior. Debe analizarse de cara a la realidad, en el mundo en el que se supone que quiere operar: ¿Hubo allí otras ideas similares? ¿Han funcionado? ¿Cómo lo han hecho? ¿Qué podemos aprender de otros modelos exitosos? ¿Qué necesitamos para que esta idea tome forma práctica en el mundo?

3. Ejecutar
Esta etapa es cuando implementamos la idea. Algo real y tangible se pone en juego. Ahora lo que hemos soñado y planificado se hace realidad. Si las etapas previas de Soñar y Planificar se han completado de buena manera, en este momento podremos poner en práctica todo lo que hemos planeado. Te has comprometido con algo, y ahora estás viendo cómo todo eso se comporta en las acciones. Los procesos de visión y planificación de las etapas 1 y 2 pueden haber hecho surgir las mejores preguntas posibles para que todo responda a tus expectativas, pero la única prueba válida es lo que ocurrirá en la realidad. En esta Etapa 3 ya estarás firmado contratos, empleando a trabajadores, instalando las líneas telefónicas, y tu bebé ha nacido. Lo que fue teoría ahora es práctica, y con el tiempo, sumado al acostumbramiento, se convertirá en algo tan natural que te olvidarás de que no hace mucho tiempo era sólo una teoría. Este es el momento del nacimiento.

4. Evaluación y Celebración
En la etapa final se trata de celebrar y evaluar. Celebramos los éxitos del proyecto, y analizamos las fallas o dificultades que encontramos en su desarrollo para tratar de aprender con miras hacia el futuro. Si el proyecto en su conjunto tuviera una siguiente fase, ésta será también soñada, planeada, ejecutada y celebrada. Dicho proceso puede continuar en forma cíclica de manera indefinida, a medida que vayan concretándose todas las fases de un proyecto. Se trata de un proceso fractal: Cada etapa contiene también a las otras tres.

  • ¿Se han alcanzado las expectativas del proyecto?
  • ¿Has logrado tus objetivos y los de quienes te han apoyado?
  • ¿Puede o debería ser profundizado, o ejecutado nuevamente?
  • ¿Se han involucrado todos los que deberían?
  • ¿Qué fases del proyecto funcionaron bien?
  • ¿Cuáles fases tuvieron dificultades?
  • ¿Fueron recompensados adecuadamente todos los involucrados?
  • ¿Ha sido divertido trabajar en este proyecto?
  • ¿Existieron los recursos adecuados?
  • ¿Fue un trabajo duro e insostenible para una sola persona comprometida, o se contó con un buen equipo?
  • ¿Ha implicado crecimiento personal, nuevos conocimientos y valiosas experiencias para quienes trabajaron en el proyecto?
Cuando hayas respondido esta clase de preguntas y finalizado una evaluación honesta, entonces estarás en condiciones de dar comienzo a la siguiente fase. De hecho, podrá ser desarrollada mejor y con más creatividad al contar con la experiencia. Ahora puedes ser más audaz y apuntar hacia algo mayor, si eso es lo que deseas. Esto puede seguir y seguir, en un ciclo exitoso continuo y en espiral.
Y ahora ya puedes celebrar..! Lo has logrado. Es muy importante celebrar tanto a nivel grupal como a nivel personal, incorporar las nuevas dosis de confianza obtenidas, los nuevos conocimientos y el aumento de conciencia que has alcanzado. Una de las tareas aquí es encontrar la forma más adecuada de celebrar. Si esto te suena como una carga, entonces ya sabes cual es la parte más débil del proyecto..!

Más información (en inglés) puede consultarse en el sitio web de la Fundación Gaia: http://www.gaia.iinet.net.au

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